メール、ちゃんと使えてますか?

Eメールの使い方

パソコンやスマートフォンなど、いわゆる情報通信機器の普及が進んでいるなか、総務省の調べによるとインターネットの利用者数は、2015年の時点で約1億46万人とされ、この先も増加していくと言われています。

そんなインターネットの普及とともに利用されるのがEメールです。
Eメールはいつでも気軽にコミュニケーションが取れる便利なツールであり、ビジネスシーンでも広く使われています。

しかしながら、機能や使い方などイマイチ良くわかならいという方も少なくありません。

そこで今回は、Eメールの機能や使い方などについて詳しくお伝えしていきますので、スマートにEメールを使いこなせるよう確認しておきましょう。

Eメールってなに?

Eメールとは、インターネットを利用してパソコンやスマートフォンなどの通信機器同士で情報などのやりとりができるツールで、言ってみたら“手紙”みたいなものです。

手紙は送る時に相手の住所を書いて送りますが、Eメールは「〇〇〇@×××.ne.jp」のような表記が住所(アドレス)となるので、それぞれのアドレスを入力してから送信する必要があります。

また、Eメールはビジネスシーンでも連絡手段のひとつとして広く利用されており、マナーもありますので、そういったマナーもしっかりと覚えておくと良いでしょう。

Eメールの基本となる機能構成

Eメールの機能は一般的に「宛先」「CC」「BCC」「件名」「添付」「本文」というように構成されていることが殆どです。
特に「宛先」「CC」「BCC」の違いや使い方などは、Eメールを利用するうえでしっかり覚えておきたい項目です。

宛先(TO)とは

宛先は、その名のとおりメールを送信したい相手のメールアドレスを入力するところです。
また、連絡先としてメールアドレスではなく名前で登録ができ、宛先のところに名前が表示されるようになるので「間違えて違う人に送信してしまった!」なんてことがありません。

CCとは

CCは「Carbon Copy(カーボン・コピー)」という言葉の頭文字で“複写”という意味です。
宛先とは別のメールアドレスをCCのところにを入れて送信すると、宛先で指定したメインの人に送るメールの内容と同じメールが送信されます。
例えば、宛先に取引先のお客さんのアドレスを入れ、CCに上司のアドレスを入れて内容を共有するという使い方をしたりします。
ちなみに、CCで受信したメールの場合は一般的に返信する必要はありません。

BCCとは

BCCは「Blind Carbon Copy(ブラインド・カーボン・コピー)」という言葉の頭文字で、複数の相手にメールを送信した際、受信側に他の人のアドレス情報などがわかならいようにする場合に使用します。
CCの場合だと、自分以外にも誰に送信されたのかが表示されるため受信者すべてにわかってしまいますが、BCCの場合だと送信者のアドレスしか表示されませんので、自分以外誰に送信しているのかがわかりません。
ですので、それぞれ面識のない複数の相手に同一のメールを送信したい場合などにBCCがよく使われます。

※ビジネスでBCCを使用する際は、冒頭などに「BCCで送信しています」などと注記すると良いです。

メールの返信は早めに!を心がける

メールの返信が早い人ほど“仕事ができる”というイメージを持たれやすいです。
ただ、メールはLINEとは違い、ちゃんと相手に届いているのかがわかりません。
もしメールを受け取って、すぐに回答が出来ない場合は「メールありがとうございます。後程改めて返信致します。」などと送信するよう心掛けるとメールを送った相手も安心して待つことができます。

また、深夜にメールを送信する際に「夜分に失礼いたします」などという挨拶をつけた方が良い。と思う方も少なくないと思いますが、パソコンメールの場合、大抵自分の都合が良い時に開くので、このような挨拶は不要です。
ただし、これがスマホや携帯などのメールの場合は、そのような挨拶は絶対に必要です。

最後に

いかがでしたか?

今回はEメールの機能などについてお伝えしてきましたが、特に「CC」や「BCC」って何だろう?って思っていた方も少なくないかと思います。
Eメールは個人間でのやり取りだけではなく、ビジネスシーンでもよく使用されており、使えて当たり前という時代になっています。
ですので、今回お伝えしたことを参考にしていただき、スマートにメールが使いこなせるように頑張りましょう!

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