新社会人として第一歩を踏み出す際、「何をどうすればいいの？」と不安に感じる人も多いのではないでしょうか。
ビジネスマナーをはじめ、仕事の進め方、上司や同僚との関わり方など、社会人として押さえておくべきポイントはたくさんあります。
本記事では、社会人としての第一歩を踏み出すにあたって、最初に知っておくべき仕事の基本を5つに厳選して紹介します。
これを押さえておけば、スムーズに職場に馴染み、成長していくことができるはずです。
ビジネスマナー
敬語の使い方
職場では、適切な敬語の使用が欠かせません。
たとえば、「了解しました」ではなく「承知いたしました」、「すみません」でなく「申し訳ございません」など、正しい表現を意識することが重要です。
とくに、以下のようの表現は、日常業務で頻繁に使われるので、きちんと覚えておくようにしましょう。
- 「わかりました」→「かしこまりました」
- 「○○さんはいますか？」→「○○様はいらっしゃいますか？」
- 「どうしますか？」→「いかがなさいますか？」
- 「知らなかったです」→「存じあげませんでした」
メールの基本
ビジネスメールも社会人としての必須スキルで、メールを書く際は、件名をシンプルかつ明確に、具体的でわかりやすいものにすることが重要です。
本文では、はじめに「お世話になっております」といった挨拶を入れ、要件を簡潔に伝えたうえで、「何卒よろしくお願いいたします」で締めくくると良いでしょう。
また、宛先やCCの使い分けにも注意が必要です。
関係者への適切な情報共有のため、誰に対してどの情報を送るべきかを慎重に判断しましょう。
締めの言葉と署名は、ビジネスメールの基本的なマナーです。これらを省略すると、失礼な印象を与える可能性があります。
名刺交換のマナー
ビジネスマナーとして重要なものに名刺交換があり、ビジネスにおける最初の儀式ともいえるのもです。
名刺を渡す際、相手の立場が上位の場合は自分の名刺を両手で持ち、相手に名刺の文字が読める向きで差し出します。
名刺を受け取る際も両手で丁寧に受け取り、必ず名刺の内容を確認しながら、相手の名前を復唱します。
また、複数の方と名刺交換をする場合は、役職の上位者から順に行うことを忘れないようにしましょう。
商談や打ち合わせの場では、受け取った名刺を机の上に並べて置き、相手の座席位置と同じ配置にすることで、誰が誰だか分かりやすくなります。
名刺は相手の分身として丁寧に扱い、決して折り曲げたり書き込みをしたりしないことも大切なマナーです。
報告・連絡・相談（ホウレンソウ）の徹底
ビジネスの基本中の基本が「ホウレンソウ」です。
まず「報告」については、作業の進捗状況や結果を定期的に上司へ伝えることが重要です。
とくに新入社員のうちは、小さな進展でも報告することで、上司も安心して任せられます。
次に「連絡」では、自分が得た情報を関係者と適切に共有することが求められます。
情報の独占は、業務の遅延や誤認を招く原因となりかねません。
そして「相談」については、問題が発生したら、一人で抱え込まず早めに相談することが大切です。
早期の相談は、問題の拡大を防ぎ、より良い解決策を見出すことにつながります。
時間管理とスケジューリング
限られた時間の中で成果を出すために、時間管理は非常に重要です。
まずは与えられた業務の締め切りをきちんと意識し、余裕を持って計画を立てることから始めましょう。
スケジュール帳やカレンダーを活用してタスクを可視化することで、自分の仕事の進捗状況が明確になります。
また、複数の業務が重なった際には、仕事の優先順位をつけて効率的に作業を進めなければなりません。
時間管理が上手くいかないと感じた場合は、先輩社員の時間の使い方を観察し、参考にするのも効果的です。
基本的な仕事の進め方
効率的に業務を遂行するためには、基本的な仕事の進め方を押さえることが重要です。
上司から指示された内容は必ずメモを取り、不明な点があればその場で確認するようにしましょう。
筆記用具やメモ帳などの必要な道具は常に手元に準備しておくことで、急な指示にも素早く対応することができます。
また、わからないことや疑問に思ったことを放置せず、その場で質問する習慣をつけることも大切です。
さらに、終業時には翌日の準備もしておくことで、朝から効率的に業務に取り掛かることができます。
メモの取り方
仕事の指示を受けた際は、5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）を意識してメモを取りましょう。重要な情報は簡潔に整理し、要点を明確にしておくことが大切です。
たとえば、単に「〇〇さんが〇〇って言ってた」と書くのではなく、「〇〇の件は△△の方法で進める（〇〇さん指示）」と記録すると、実行すべきことが明確になります。また、指示を受けた後に復唱して確認することで、認識のズレも防げますよ。
職場における人間関係の構築
職場での良好な人間関係は、仕事を円滑に進めるための重要な要素です。
以下の点を意識して、良好な関係づくりを心がけましょう。
まず、日々のコミュニケーションを大切にします。
朝の「おはようございます」から帰りの「お疲れさまでした」まで、基本的な挨拶を欠かさずに行いましょう。
これだけで職場の印象が大きく変わります。
上司・先輩との関係では、指示を受けた際の「承知いたしました」や業務完了時の「ありがとうございました」など、きちんとした返事と感謝の言葉を伝えることが重要です。
わからないことは、適切なタイミングで質問するようにしましょう。
とはいえ、同じ質問を繰り返すことは避け、メモを取る習慣をつけることが大切です。
同期との関係も大切です。
同じ立場だからこそ共有できる悩みも多いはずです。
お互いに未熟な部分があることを理解し、適度な距離感を保ちながら、良好な関係を築いていきましょう。
また、困ったことがあれば、一人で抱え込まず上司や先輩に相談することも重要です。
「お時間をいただけますでしょうか」と切り出し、自分なりに考えた解決策も併せて相談するとより良い関係が築けます。
まとめ
これらの基本を意識して実践することで、スムーズに社会人生活がスタートできます。
ただし、完璧を求めすぎる必要はありません。
失敗を恐れず、積極的に学ぶ姿勢を持ち続けることが大切です。
また、会社によって独自のルールや文化がありますので、配属後は先輩社員の動きをよく観察し、職場に合わせた対応を心がけましょう。
最初は慣れないことばかりですが、焦らず一つずつ身につけていけば必ず成長できます。
頑張りすぎず、着実に前進していってください！
